不動産会社を1人で開業する場合の電話対応はどうする？受付不在の対策と代行サービス活用法
不動産会社を1人で立ち上げた際、業務のすべてを自分ひとりで対応することになります。
営業、物件案内、契約手続き、広告、事務処理などに加え、「電話対応」も欠かせない業務のひとつです。しかし、外出中や商談中に電話が取れないケースも多く、チャンスを逃してしまう可能性もあります。
本記事では、1人で不動産会社を運営する際の電話対応の課題とその対策、さらに電話代行サービスの活用方法まで詳しく解説します。
1人開業の不動産会社が抱える電話対応の課題
不動産会社の電話対応は、単なる問い合わせ応対にとどまりません。
物件情報の確認、オーナーとの連絡、管理会社や取引先とのやりとりなど、営業活動の起点にもなります。ところが、1人で運営していると以下のような課題が発生します。
外出中に電話を受けられない
物件の内見同行や来店対応、契約書の提出など、現場対応が多い不動産業では、日中は事務所を空けていることがほとんどです。その間にかかってきた電話に出られず、顧客からの第一印象を損ねてしまうリスクがあります。
営業チャンスを逃す可能性
購入や賃貸の検討者は、問い合わせ先にすぐつながらないと、次の会社に連絡してしまう傾向があります。初回の電話に出られないことが、直接「機会損失」につながる業種でもあります。
個人携帯にすべて集約するのは限界がある
開業初期にコストを抑えるため、すべての連絡を個人の携帯電話で受けるケースもありますが、プライベートと業務の境界が曖昧になるだけでなく、深夜や休日に対応を迫られることも。精神的負担が大きくなりやすいのが現実です。
不動産開業時：電話対応の基本的な対策
1人で開業する場合でも、電話対応の仕組みをあらかじめ整えておくことで、チャンスロスや顧客満足度の低下を防げます。以下に基本的な対策を紹介します。
留守番電話とSMS自動返信の活用
スマートフォンに標準搭載されている留守番電話機能やSMSの自動返信を活用することで、不在時でも相手に「折り返します」と伝えることが可能です。メッセージの内容を工夫し、会社名や対応時間の目安を伝えると安心感が増します。
業務用携帯とプライベート携帯を分ける
個人携帯をそのまま業務用として使うのではなく、法人用に電話番号を分けることで、営業時間外の対応を区切りやすくなります。今後、スタッフを雇ったときの連携もしやすくなり、事業拡大にも対応できます。
会社ホームページやSNSに対応時間を明記
あらかじめ電話対応が可能な時間帯を記載しておくことで、不在時の顧客のストレスを軽減できます。Web予約や問い合わせフォームを用意しておくことで、電話以外の連絡手段も確保できます。
不動産開業時に電話代行サービスの活用が有効な理由
1人経営の不動産会社にとって、最も実用的かつ現実的な手段が「電話代行サービス」の活用です。
コストを抑えながら、受付業務を外注できるため、以下のようなメリットがあります。
営業電話と重要な顧客を切り分けられる
電話代行では、あらかじめ用意した対応マニュアルに沿って、用件のヒアリングや分類が行われます。営業電話と顧客からの重要な問い合わせを正確に区別し、後からレポートで確認できるため、効率的な営業活動が可能になります。
顧客対応の質を落とさずに不在対応できる
代行オペレーターが企業名で電話を受け、丁寧な対応をしてくれるため、顧客の印象を損なうことなく不在中のフォローが可能です。これにより、信頼感を維持しながら対応の幅を広げることができます。
突然の電話にも即時対応できる体制が整う
突発的な問い合わせや、急ぎの対応が必要な連絡が入った際でも、代行業者が一次受付として対応することで、機会損失を防げます。折り返しが必要な内容はリアルタイムでメールやチャットで通知してくれるサービスも多く存在します。
電話代行サービスの種類と特徴
電話代行にはいくつかのタイプがあり、不動産会社の規模や業務内容に応じて選択肢が異なります。
一般的な電話取次型
不在時に電話を受け、用件や連絡先を記録して報告してくれる基本プラン。コストを抑えたい個人事業主や1人法人に最適。
専門オペレーター型（業界特化型）
不動産業界に特化した対応マニュアルを持つ電話代行会社も存在します。物件問い合わせやオーナー対応など、一定の業界知識を持ったオペレーターが対応するため、より実践的な活用が可能です。
バーチャル受付（秘書代行）型
企業の受付として会社名を名乗り、来客対応やスケジュール調整、担当者への連携まで担う高度なプランです。企業イメージの向上や信頼感の醸成に効果的です。
電話代行サービスの料金相場
電話代行サービスの料金は、対応時間・対応件数・業務内容によって異なりますが、以下が一般的な目安です。
- 月額基本料金：5,000〜15,000円程度
- 通話1件ごとの従量課金：100〜300円／件
- 業界特化・専属オペレーター：月額20,000円〜
初期費用やオプション（報告方法、営業時間外対応など）がかかるケースもあるため、事前に見積もりを取ることが重要です。
不動産開業時に電話受付を導入前に確認すべきポイント
電話代行を導入する際は、以下の点を事前に確認しておくとスムーズです。
自社のブランドイメージに合った応対ができるかを、トライアル期間で確認するのがおすすめです。
まとめ：1人開業でも“受付体制”は整えておくべき
不動産会社を1人で開業する場合でも、電話対応は事業の生命線となる重要な業務です。
不在時の取りこぼしを減らし、顧客対応の質を維持するためには、留守番電話やSMSなどの基本対策に加え、電話代行サービスの活用が非常に有効です。
コストと業務負荷を抑えながら、信頼感ある応対体制を構築できる電話代行は、1人経営における“見えない受付”として大きな戦力になります。
開業直後から顧客対応の仕組みを整えておくことで、信用力のある不動産会社としてのスタートを切ることができるでしょう。
